So funktionieren Erinnerungen
Erinnerungen gehen automatisch per E-Mail an alle Kund:innen mit E-Mail-Adresse. Optional kann eine der Erinnerungen stattdessen per SMS gehen — maximal eine SMS pro Termin.
Einstellungen → Erinnerungen
- E-Mail-Erinnerungen: Haken für „24h vorher" und/oder „2h vorher".
- SMS-Erinnerung: aktivieren und wählen, wann die SMS gehen soll (24h oder 2h vorher). Für dieses Fenster ersetzt die SMS die E-Mail — das andere Fenster bleibt E-Mail.
Kund:innen ohne SMS-Opt-in oder ohne österreichische Nummer erhalten in jedem Fall die E-Mail — es geht keine Erinnerung verloren.
Eigener SMS-Text
Unter Einstellungen → Erinnerungen passen Sie den Text Ihrer SMS-Erinnerung selbst an. Mit einem Klick fügen Sie Platzhalter ein, die beim Versand automatisch ersetzt werden: {Termin_Datum}, {Termin_Uhrzeit}, {Praxis_Name}, {Leistung}. Aus Datenschutzgründen gibt es bewusst keine Kunden-Platzhalter (z. B. keinen Vornamen). Über „Auf Standard zurücksetzen" stellen Sie jederzeit den Originaltext wieder her.
Ein Live-Zähler zeigt Zeichen, SMS-Anzahl und Kosten. Normaler Text und Umlaute (ä/ö/ü/ß) zählen bis 160 Zeichen, Emojis oder Sonderzeichen schalten auf 70. Wird der Text länger, kürzen wir ihn beim Versand automatisch — eine Erinnerung kostet immer nur 1 SMS.
Test-SMS
Speichern Sie Ihre eigene Handynummer und senden Sie sich eine Test-SMS, um den Text vor dem Echteinsatz zu prüfen. Die Test-SMS geht nur an Ihre eigene (+43-)Nummer und zählt wie eine normale SMS (1 SMS aus Ihrem Guthaben).
SMS-Kontingent
Jeder Plan enthält ein monatliches SMS-Kontingent:
- Solo — 20 SMS/Monat
- Pro — 50 SMS/Monat
- Premium — 100 SMS/Monat
Die Nutzung sehen Sie unter Einstellungen → Erinnerungen. Ist das Kontingent aufgebraucht, erhalten Sie automatisch eine E-Mail.
SMS-Pakete nachkaufen
Reicht das monatliche Kontingent nicht, kaufen Sie unter Einstellungen → Erinnerungen SMS-Pakete dazu (100, 300 oder 500 SMS). Das gekaufte Guthaben verfällt nicht und wird erst nach dem Frei-Kontingent verbraucht. Ist auch das Guthaben leer, gehen Erinnerungen automatisch per E-Mail.
Frühwarnung & Versand-Protokoll
Geht Ihr SMS-Guthaben zur Neige, weisen wir Sie rechtzeitig darauf hin — mit einem Hinweis auf dem Dashboard und in den Erinnerungs-Einstellungen sowie per Benachrichtigung und E-Mail. Im Versand-Protokoll (Einstellungen → Erinnerungen) sehen Sie für die letzten Erinnerungen, ob sie per SMS oder E-Mail versendet wurden.
Nur österreichische Nummern
SMS-Erinnerungen werden derzeit nur an österreichische Mobilnummern (+43) versendet. Internationale Nummern erhalten stattdessen automatisch eine E-Mail-Erinnerung. Eine Erweiterung auf deutsche Mobilnummern (+49) ist geplant — siehe Roadmap.
Opt-in
Kunden müssen der SMS-Erinnerung zustimmen (SMS-Opt-in im Kundenprofil). Ohne Zustimmung wird nur per E-Mail erinnert.